Rumus Dasar Excel Untuk Posisi Account Receivable (AR ) dan Account Payable (AP)

/ artikel, Keuangan, Ms Excel, MS Office / Oleh

Bagi seorang yang bekerja di posisi Accounts Receivable (AR) dan Accounts Payable (AP), penguasaan rumus Excel sangatlah krusial untuk mengelola data finansial secara efisien. Berikut adalah rumus-rumus Excel penting yang sering digunakan, beserta penjelasannya:

Rumus Dasar (untuk AR & AP)

  • SUM: Menjumlahkan rentang angka.
    • Contoh: =SUM(C2:C10) untuk menghitung total jumlah tagihan atau pembayaran dalam suatu kolom.
  • AVERAGE: Menghitung rata-rata dari rentang angka.
    • Contoh: =AVERAGE(D2:D15) untuk mengetahui rata-rata nilai invoice.
  • COUNT/COUNTA:
    • COUNT: Menghitung jumlah sel yang berisi angka.
    • COUNTA: Menghitung jumlah sel yang tidak kosong (berisi teks, angka, atau formula).
    • Contoh: =COUNTA(A2:A100) untuk menghitung jumlah baris data.

Rumus Kondisional (untuk AR & AP)

  • IF: Melakukan tes logika dan mengembalikan nilai tertentu jika kondisi benar, dan nilai lain jika salah.
    • Contoh (AR): =IF(D2>TODAY(),”Belum Jatuh Tempo”,”Jatuh Tempo”) untuk menandai invoice yang sudah jatuh tempo.
    • Contoh (AP): =IF(B2>1000000,”Penting”,”Normal”) untuk menandai pembayaran besar.
  • SUMIF/SUMIFS:
    • SUMIF: Menjumlahkan angka berdasarkan satu kriteria.
    • SUMIFS: Menjumlahkan angka berdasarkan banyak kriteria.
    • Contoh (AR): =SUMIF(B2:B10,”Lunas”,C2:C10) untuk menghitung total invoice yang sudah lunas.
    • Contoh (AP): =SUMIFS(D2:D50,A2:A50,”Supplier A”,C2:C50,”>=2025-01-01″) untuk menjumlahkan pembayaran ke “Supplier A” setelah tanggal tertentu.
  • COUNTIF/COUNTIFS:
    • COUNTIF: Menghitung jumlah sel yang memenuhi satu kriteria.
    • COUNTIFS: Menghitung jumlah sel yang memenuhi banyak kriteria.
    • Contoh (AR): =COUNTIF(E2:E50,”Overdue”) untuk menghitung jumlah invoice yang terlambat bayar.
    • Contoh (AP): =COUNTIFS(F2:F100,”Disetujui”,G2:G100,”Vendor X”) untuk menghitung jumlah pembayaran yang disetujui untuk Vendor X.
  • AVERAGEIF/AVERAGEIFS: Mirip dengan SUMIF/SUMIFS, tetapi menghitung rata-rata.

Rumus Pencarian & Referensi (untuk AR & AP)

  • VLOOKUP: Mencari nilai dalam kolom paling kiri dari tabel dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom yang ditentukan.
    • Contoh (AR): Untuk mengambil nama pelanggan berdasarkan nomor invoice: =VLOOKUP(A2,DaftarPelanggan!A:B,2,FALSE)
    • Contoh (AP): Untuk mengambil detail vendor berdasarkan ID vendor: =VLOOKUP(B2,DaftarVendor!A:C,3,FALSE)
  • XLOOKUP (versi Excel yang lebih baru): Lebih fleksibel dari VLOOKUP, dapat mencari ke segala arah dan tidak terbatas pada kolom paling kiri. Ini sangat direkomendasikan jika versi Excel Anda mendukungnya.
    • Contoh: =XLOOKUP(A2,Invoice_No,Customer_Name)
  • INDEX & MATCH: Kombinasi ini lebih fleksibel daripada VLOOKUP karena tidak memiliki batasan kolom kiri dan dapat mencari secara horizontal atau vertikal.
    • Contoh: =INDEX(NamaPelanggan,MATCH(NomorInvoice,KolomInvoice,0))

Rumus Tanggal & Waktu (khusus untuk AR & AP)

  • TODAY(): Mengembalikan tanggal hari ini. Sangat berguna untuk menghitung jatuh tempo.
    • Contoh: =TODAY()
  • NOW(): Mengembalikan tanggal dan waktu saat ini.
  • DATEDIF: Menghitung selisih antara dua tanggal dalam unit tertentu (hari, bulan, tahun). Berguna untuk menghitung umur piutang/utang.
    • Contoh: =DATEDIF(B2,TODAY(),”d”) untuk menghitung berapa hari sejak tanggal invoice (di sel B2) hingga hari ini.
  • EDATE: Menambahkan atau mengurangi sejumlah bulan ke/dari suatu tanggal.
    • Contoh: =EDATE(C2,30) untuk menghitung tanggal jatuh tempo 30 hari dari tanggal invoice di C2.
  • EOMONTH: Mengembalikan tanggal hari terakhir dari bulan sebelum atau sesudah tanggal tertentu.
    • Contoh: =EOMONTH(D2,0) untuk mendapatkan tanggal akhir bulan dari tanggal di D2.

Lain-lain yang Berguna (untuk AR & AP)

  • Conditional Formatting: Meskipun bukan rumus, ini adalah fitur penting untuk AR/AP. Anda dapat menggunakannya untuk secara otomatis mewarnai sel (misalnya, invoice yang sudah jatuh tempo berwarna merah, atau pembayaran besar berwarna hijau) berdasarkan kondisi tertentu, sehingga memudahkan identifikasi.
  • Pivot Table: Bukan rumus, tetapi alat analisis data yang sangat kuat untuk merangkum, menganalisis, menjelajahi, dan menyajikan data Anda. Anda bisa membuat ringkasan piutang berdasarkan pelanggan, atau ringkasan utang berdasarkan vendor, dan melihat tren.
  • Data Validation: Membantu memastikan konsistensi data dengan membatasi jenis data atau nilai yang dapat dimasukkan ke dalam sel. Misalnya, membuat dropdown list untuk status pembayaran (Lunas, Belum Lunas, Overdue).

Dengan menguasai rumus-rumus ini, seorang profesional AR & AP dapat:

  • Melacak piutang dan utang dengan lebih akurat.
  • Mengidentifikasi invoice yang jatuh tempo atau terlambat.
  • Menganalisis data pembayaran dan penerimaan.
  • Membuat laporan yang informatif.
  • Meningkatkan efisiensi dalam pekerjaan sehari-hari.